Por Joseph Law
5 maneras de hacer más en menos tiempo
La vida se vuelve sistemáticamente más ocupada. A veces puede ser abrumador. Cada día, nuestro mundo cambia a un ritmo rápido. Puede ser un reto pensar, concentrarse y prestar atención a las cosas importantes para llevar tu vida hacia adelante. Hay mucho que hacer – cuentas por pagar, hijos que cuidar, una familia que atender y trabajo que terminar.
Los psicólogos están de acuerdo en que una «sensación de control» es la clave de los sentimientos de felicidad, confianza, poder y bienestar personal. Y este sentido de control sólo es posible cuando se practica una excelente capacidad de gestión del tiempo. El tiempo es su recurso más preciado. Aquí algunas formas para ayudarle a manejar su día:
1) Establecer metas específicas con objetivos claros – Stephen Covey habla sobre el principio de comenzar con el final en mente, en el que usted tiene una visión clara de los resultados antes de empezar cada tarea. Cuando jugaba golf, Tiger Woods visualiza cada tiro antes de hacer un swing.
Ser estratégico y útil en su día. Al iniciar cada mañana, piense en los tres objetivos más importantes que tiene para el día, mientras los liga a sus metas semanales, mensuales y anuales. Aquí hay un gran consejo para el establecimiento de objetivos: tienen que ser lo suficientemente grandes como para motivarlo, pero lo suficientemente realistas como para que usted crea que puede alcanzarlas. Considere las reglas de gestión del gurú Bryan Tracy: debe sentir como si tuviera el 50% de probabilidad de alcanzar su meta.
2) Crear espacios de tiempo – Aprenda a proteger su tiempo y decir no a las interrupciones. Crear bloques de tiempo para centrarse en las actividades específicas que usted necesita llevar a cabo. Apague toda la tecnología 60 minutos al día y concéntrese en hacer el trabajo más importante. Para hacer frente a importantes proyectos, su enfoque y dedicación total son necesarios, la creación de bloques de tiempo en el que no será molestado con llamadas telefónicas, correos electrónicos y reuniones le ayudarán a conseguir realizar esas importantes tareas. Algunas personas reservan de 30-60 minutos los períodos de tiempo cada día para hacer ejercicio. Mucha gente lee un libro 15 minutos cada noche antes de dormir. La clave para el éxito de este método de trabajo en segmentos de tiempo específico es para que usted pueda planear su día con antelación y específicamente, programar un determinado período de tiempo para una actividad o tarea en particular.
No responda a cada correo electrónico de inmediato a menos que sea urgente e importante. A pesar de que cada correo electrónico puede tomar sólo unos minutos para escribir y enviar, todos los minutos se acumulan y eventualmente esto puede disminuir su atención, energía y concentración, lo que provoca que se distraiga, como si tuviera cientos de cosas que hay que hacer precisamente en este momento. Richard Branson, el fundador de la empresa Virgin, sólo mira su Blackberry tres veces al día. Un estudio de Microsoft mostró que la atención dispersa conducirá a una caída de la productividad. Un grupo de investigación demostró que contamos con más de cuatro interrupciones por hora. El estudio mostró que el 40% de las veces, la tarea interrumpida no se reanudó inmediatamente después de la interrupción.
3) Permitir descansos entre períodos de trabajo – En primer lugar, trabaje en ciclos de 90 minutos. Mucha de la investigación científica confirma ahora que esta es la relación entre trabajo y descanso. En segundo lugar, tomar un día por semana como un día de recuperación completa para descansar y renovarse (esto significa que no hay correo electrónico, ni llamadas telefónicas y nada de trabajo). Leonardo da Vinci tomaba siestas cortas de su trabajo en la Capilla Sixtina en contra de los deseos de aquellos que le comisionaron el trabajo. Él respondió explicando que se logra más trabajando menos.
Los mejores atletas pasan el 80% del año fuera de la temporada preparándose para cortos periodos de intenso consumo de energía. Un atleta fortalece su capacidad concentrándose en sus músculos más allá de su capacidad actual y luego los dejan recuperarse y reconstruirse. Por otro lado, la mayoría de la gente en el mundo empresarial pasa el 95% de su tiempo gastando energía en el trabajo y obteniendo tan sólo unas semanas de vacaciones al año. En lugar de rítmicamente alternar períodos de estrés y recuperación, ellos tienden a tener siempre el acelerador a fondo. A menos que usted descanse y se recupere, no podrá mejorar su capacidad y la ley del reinicio decreciente se aplica en el rendimiento, la energía y la disminución de la productividad.
4) Centrarse en las prioridades – Recuérdese constantemente la regla del 80/20 o principio de Pareto: el 20 por ciento de lo que haces produce el 80 por ciento de los resultados. Practique lo que le trae mejores resultados y luego céntrese en las actividades y proyectos que contribuyan al mayor éxito. Entender la diferencia entre las actividades urgentes e importantes, no sólo lo hará más productivo, sino que reducirá drásticamente su nivel de estrés.
Un problema puede ser urgente e importante (una misión importante, con una fecha límite), urgente pero no importante (un agente de telemarketing está llamando), importante pero no urgente (ese gran proyecto que está trabajando), o ninguna (navegar por la web). Tenemos que desarrollar la capacidad de identificar rápidamente las interrupciones importantes y urgentes que necesitan ser tratadas en el momento y dejar de lado el resto para resolverlo a intervalos regulares cuando no nos interrumpan de las tareas que estemos tratando de completar.
5) Maneje su tarea más difícil con su mejor energía – Algunas personas encuentran que son más lúcidos y dinámico en la mañana o después del almuerzo. Cualquiera que sea el horario, hay que programar la tarea más difícil para ese período. Estratégicamente utilizar ese tiempo para su ventaja. Manejando su tarea más difícil mientras se encuentra en el mejor momento, usted será más efectivo y más eficiente al completarla.
Si su tiempo es más efectivo en la mañana, complete su tarea más importante en primer lugar. Esto le dará una victoria psicológica, que puede ser un estímulo eficaz para el día. Programe las actividades mundanas y las tareas por segmentos durante el día cuando se sienta menos efectivo y alerta. Huya de tareas de poca importancia, o incluso mejor, deléguelas. A menudo pasamos demasiado tiempo en cosas sin importancia. Como el genio de las inversiones Warren Buffett le gusta decir; «Lo que no vale la pena hacer, no vale la pena hacerlo bien».
Joseph Law es el CEO de Living Greatness, una empresa de formación y consultoría que ayuda a individuos y compañías categoría Fortune 500 a mejorar su rendimiento y potencial de liderazgo. Él es el autor de la Grandeza de la Vida: una guía práctica para vivir una vida iluminada. Joseph es un colaborador habitual en revistas y periódicos, y ha aparecido en SBS, Sky News y el canal 10. Él es un codiciado orador y se dirige a empresas como Optus, Orange, L’Oreal y JP Morgan. Para mayor información visite, www.livinggreatness.com
